Kalkulation af tryksager/Ordrekalkulation

• • SIDEN ER UNDER REVISION --Mediehoejskolen 8. aug 2008, 16:11 (CEST)

Ordrekalkulation

Mange individuelle ordrer

De fleste grafiske virksomheder har en omfattende produktion af individuelle ordrer. Ofte drejer det sig om mere end 2.000 om året, og antallet af kalkulationer er langt større, dels fordi mange tilbud ikke bliver til ordrer, dels fordi en del ordrer kalkuleres flere gang som følge ændringer i tilbudsfasen. At der også gennemføres mange alternativ-beregninger for at finde optimale løsninger, gør ikke antallet mindre.

Kalkulationsarbejdet er derfor en stor tidsmæssig belastning samtidig med, at det er af afgørende betydning for bl.a. en realistisk prisfastsættelse.

Fokus på forkalkulationen

Kalkulation kan foregår såvel før ordren sættes i gang som efter, den er produceret - forkalkulation og efterkalkulation. I denne bog koncentrerer vi os alene om forkalkulation, som i øvrigt er langt mere kompliceret end efterkalkulation, der primært er baseret på en registrering af medgået tid og materialer (Hvad med fremmedarbejde?) under produktionsprocessen. Den faglige del af kalkulationen – 9 kursiv En kalkulation består af to dele, der har forskellige mål:

• en faglig del, der har som mål at beregne ordrens forbrug af timer, materialer og fremmed arbejde, og

• en økonomisk del, der har som mål, at værdiansætte dette for¬brug.

Bogen begrænser sig til kalkulationens den faglige indhold, idet den økonomiske del med beregning af timesatser og tillæg til materialer og fremmedarbejde hører hjemme under virksomhedens økonomifunktioner, hvor der i fortsættelsen af budgetarbejdet udregnes kalkulationssatser (egenprisberegning).

Forkalkulationens opgaver

Resultatet af forkalkulation har betydning på en række områder, idet den skal:

• Give informationer til brug ved fastsættelse af tilbuds-priser.

• Give informationer til produktionsplanlægning og indkøb af materialer og fremmedarbejde.

• Danne grundlag for vurdering af efterkalkulationen.

Forkalkulationen har således 3 hovedopgaver af afgørende be¬tydning for virksomhedens rationelle drift og dermed ind¬tjening.

XXXXXXXXXX

Kalkulation ikke prisfastsættelse Det er ikke muligt, at kalkulere den rigtige pris, idet kalkulationen er en omkost¬ningsberegning, der ud fra en række forudsætninger belyser den enkelte ordres økonomiske konsekvenser for virk¬somheden.

Det betyder, at det forventede omkostningsforbrug kan indgå som grundlag for (Slet en del af) overvejelserne (Erstat ”bag” med ”om”) fastsættelsen af prisen på en ordre.

En anden side af prisfastsættelsen er kundens syn på sagen, der vil være påvirket af en række forhold som fx: Erfaring fra tidligere ordrer, tilbud fra konkurrenter og de penge, der er til rådighed.

Hertil kommer, at kundens oplevelse af, at leverandøren kan noget, som er diffentieret i forhold til andre leverandører, betyder at den pågældende kan være villig til at betale en højere pris, mens oplevelsen af at leverancerne fra forskellige leverandører er ens, ofte resulterer i en lavere pris.

Prisfastsætttelsen vil således altid være et resultat af mange faktorer, og her tager forkalkulationen alene hensyn til virksomhedens interne forhold.

==

Kalkulation og priskonkurrence Forkalkulationen skal være upåvirket af konkurrencesituatio¬nen. Målet er under alle omstændigheder at finde den opti¬male løsning af den enkelte opgave.

At konkurrencen presser salgsprisen ned, kan kun påvirke frem¬stillingsomkostningerne, hvis der foretages reelle æn¬dringer (i specifikationerne) - fx ved at skifte papirkvalitet.

Reduktion i forkalkulationens materialetillæg og/eller i tidsforbru¬get har gennem årene være benyttet til at kamuflere den omstændighed, at man dykker i pris. Et selvbedrag, der ikke ændrer ved omstæn¬dig¬hederne, men slører overblikket.

Få kan sige sig fri for at have været i situatio¬ner, hvor de er gået ned i pris. Det kan der være mange gode grunde til - blot skal det ikke ske ved at manipule¬re med kalkulationerne men ved trække fra i bunden af kalkulen, så forskellen mellem de kalkulerede omkostninger og salgs¬pris tydeligt fremgår. Det betyder bl.a. at en lav pris hver gang er et resultat af bevidste beslutninger og derfor kan have en rationel begrundelse.

I bogen "Intelligent samarbejde om reklametryk" er på side 106 vist en oversigt over faktorer, som kan have indflydelse på prisfast¬sættel¬sen.

XXXXXXXXXX

Bidrags- og fordelingsmetoden Megen diskussion for og imod at bruge den ene eller den anden metode bygger på en opfattelse af, at bruge¬ren anvender dem forkert - dvs ikke forstå filosofien bag dem. (Ikke særlig klart formuleret)

Her vil vi derfor blot konstatere, at de to metoder i de fleste grafi¬ske virk¬somheder supplerer hinanden udmærket - under forudsætning af, at prisfast¬sætteren véd, hvordan de skal bruges. Dvs. kunne vurdere kalkulatio¬nens informationer.

Metoderne knytter sig alene til kalkulationens økonomiske del, det vil sige værdiansættelsen.

(Generelt - Beslut om det er kalkulationssatser eller timesatser)

Satsberegning og kalkulation Kalkulationens økonomiske del omfatter, som nævnt, en værdiansættelse af timer og tillæg til papir og fremmedarbejde. Det sker gennem en beregning af kalkulationssatser - ofte kaldt Egenprisberegning.

Egenprisberegningen tager hensyn til såvel bidrags- som fordelingsmetoden ved for alle timesatser og tillæg at sondre mellem variable og faste omkostninger.

XXXXXXXXXX

Kalkulation efter bidragsmetoden Her anvendes alene timesatser, der rumme variable omkostninger og det direkte forbrug af materialer og fremmedarbejde.

Resultatet af en kalkulation efter bidragsmetoden udtrykker ordrens forbrug af variable omkostninger. Kalkulation efter fordelingsmetoden Her indgår samtlige omkostninger (såvel variable som faste) i timesatser og tillæg ud fra en gennemsnitsbetragtning.

Gennem en egenprisberegning er de årlige omkostninger fordelt på de afdelinger, udstyr og maskiner, der kalkuleres med. Der er her taget hensyn til bl.a. investeringsomfang, lokalebehov og bemanding, så investeringstungt og plads-og personalekrævende udstyr pålignes høje omkostninger og dermed får højere timesatser end udstyr til nogle få tusinde kroner.

Resultatet af en kalkulation er fordelingsmetoden benævnes ofte som ordrens egenpris.

XXXXXXXXXX

Eksempel på kalkulationen Som nævnt, er den færdige kalkulation en del af grundlaget for at træffe beslutninger bl.a. om tilbudspriser, og det er derfor af stor betydning at resultaterne bliver tolket korrekt.

I fig. xx er vist en forenklet forkulation, og ud af den kan bl.a. læses:

Direkte variable omkostninger til papir og fremmedarbejde er x8.200 kr. At omkostningerne er direkte betyder, at de kan udmåles på den pågældende opgave, og at disse omkostninger spares, hvis tilbuddet ikke bliver til ordre.

Indirekte variable omkostninger er upåvirket af, om den pågældende opgave produceres eller ej. Det er især lønninger til det tekniske personale. De er variable ud fra en definition, som bygger på en horisont på et år. I eksemplet er de på i alt x11.200 kr.

Kritikere af bidragsmetoden hævder, at den kan inspirere til at sætte priser, som dækker de variable men ikke tager tilstrækkeligt hensyn til de faste omkostninger - især når der er ledig kapacitet.

Isoleret set betyder en pris på xxxx i dette eksempel en forbedret indtjening på xxx kr. hvis ordren produceres på ledig kapacitet. For de indirekte variable omkostninger, og de faste er der under alle omstændigheder. Det fortæller kalkulen, men det er kun en lille del af det samlede beslutningsgrundlag, som også må tage højde for de langsigtede konsekvenser af en sådan prispolitik.

Egenprisen er på x27.350 kr, og hvis alle forventninger til salg, produktivitet mm fra budget og egenprisberegning gå i opfyldelse, er dette beløb udtryk for de omkostninger, der ud fra en gennemsnitsbetragtning skal dækkes ind på denne ordre.

Kritikerne af denne metode hævder ofte, at det kan få brugeren til at tro, at en salgspris under egenprisen betyder, at man "taber" på ordren, (det gør man da også hvis alle eller mange ordre sælges under egenpris) samtidig med at egenprisen kan forhindre at prisfastsætteren tager så meget for ordren, som den markedsmæssigt kunne bære, hvor særlige præferencer muligvis kunne motivere en salgspris langt over egenprisen.

Det er derfor af afgørende betydning at ikke mindst egenprisen tydes korrekt. Forholdet mellem egenpris og salgspris er her beskrevet i grove træk:

XXXXXXXXXX

   		Salgsprisen højere end EP:	Forskellen er ordrens bidrag til periodens over¬skud.

   		Salgspris = EP:			Salgspris dæk¬ker lige EP, og periodens overskud er upåvirket.

   		Salgspris lavere end EP:	Forskellen går fra periodens over¬skud.

Egenprisen giver således prisfastsætteren en fornem¬melse af, hvor prisen som gennemsnit skal være ud fra planlægnin¬gen for det pågældende budgetår. Man kan sige, at den danner forbindelsen mellem den overordnede planlægning og den enkelte ordre. Prisfastsætteren bliver hele tiden erindret om, hvor prisen ligger i forhold til forventningerne til budgetåret. Det gælder fx ordremængde/sammensætning, bemanding/beskæftigelsesgrader og arbejdshastigheder. Få ting går som planlagt, men det er en fordel hele tiden at styre efter et mål - som så kan justeres efter behov.

Fejl i kalkulationen kan have dramatisk betydning Selv om kalkulationen ikke bør have automatisk virkning på salgsprisen, har den i mange tilfælde stor indflydelse. Be¬hovet for realistiske kalkulationer bliver derfor ikke mindre indlysen¬de ved at se på salgsprisen betydning for virksom¬hedens indtjening gennem et eksempel, der indledes med spørgsmålet:

Hvad betyder 1% på salgsprisen?

På den enkelte ordre ses 1% ikke særligt tydeligt. For en ordre på 5.000 kr. er det blot 50 kr., men hvis der i en virksomhed er en tendens til - måske på grund af kalkulationssy¬stemet - generelt at ligge 1% for lavt, betyder det 100.000 kr. på bundlinien ved en årsomsætning på 10 mill.

Eksemplet understreger, hvor snævert prisfast¬sættelse og overskud hænger sammen og dermed behovet for at udvikle og vedligeholde kalkulations¬systemet, så det hele tiden er i overens¬stemmelse med virksomhedens omkostningstruktur.

XXXXXXXXXX

Anvendelsen af PC-programmer Næsten alle bruge PC-baserede kalkuler. Det har ingen ind¬flydelse på kalkulationssystemets forudsætninger. De bygger stadig på realistiske beregninger af tider, mængder og deres værdiansættel¬se. Desuden bygger programmerne ofte på standarder for metoder og præstationer, der i lighed med manuel kalkulation skal tilpasses den enkelte opgave og i øvrigt hele tiden holdes i overensstemmelse med virksomhedens udvikling.

XXXXXXXXXX

1000-priser 1000-priser benyttes med fordel på nogle områder, fordi de er hurtige at kalkulere med, men de bygger på forudsætninger, som beregneren enten ikke kender eller risikerer at glemme i kampens hede. På den måde kan der opstå gynger og karruseller - uden at nogen er opmærksom¬me på det. (Forudsætning – Alle ordre er rimelig ens)

1000-priserne dækker fx over en præstation pr. time på 5.000 ark og en timesats på 650 kr. Det giver en 1000-pris på 130 kr.. Det er disse forudsætninger der allerede er nævnt i forbindelse med PC-baserede kalkuler. (Det giver ikke mening!)

Efterkalkulatio¬ner vil i øvrigt her kunne spille en afgørende rolle, idet en korrekt registrering af forbrugte materialer og medgået tid vil dokumentere fejl i 1.000 priser¬nes forudsætninger.

XXXXXXXXXX

Prislister I nogle tilfælde er det nødvendigt at benytte prislister, og her er problemerne de samme som ved 1.000-pri¬ser, idet de også byg¬ger på en række forudsætninger, som sjældent er kendt af de personer, som arbejder med dem.

Hertil kommer, at det er vanskeligt at foretage korrek¬tioner, idet kunderne har let ved at sammenligne med tid¬ligere prislister. Det kræver et særdeles grundigt forarbejde inden en evt. prisliste "offentliggøres".

XXXXXXXXXX

Svagheder ved mange kalkulationssystemer Selv om det ikke falder direkte ind under denne bogs tema, vil vi slutte dette afsnit med en kom¬mentar, der gælder mange af de kalkulationssystemer, som anven¬des i grafiske virksomheder.

XXXXXXXXXX

Debiterbare timer Der er tradition for, at ordrerne pålignes de time (r), som ud¬føres af det tekniske personale fx dtp-ombrydere, kopister, trykkere og bog¬bindere, mens alt anden tids¬anvendelse lægges ind i timesat¬serne som (en del af fællessatsen) (Slet - indirekte tillæg). Det gælder fx faktorer, beregnere og konsulen¬ter.

Det har som konsekvens, at kunder pålignes det sam¬me antal timer, uanset hvor meget de kræver af konsu¬lenttid, kalkulationer og tilbud samt dialog under pro¬duktionen. I en del virksomheder udgør disse aktiviteter et tidsforbrug, der er meget stort i forhold til de "debiterbare" timer. Og efterkalkulationer vil normalt ikke røbe dette misforhold.

Indsigt og sund fornuft kan advare prisfastsætteren, men i en stres¬set hverdag, er det ikke altid den sunde fornuft, der når at råde. Anbefalingen kan være at overveje tidsregistre¬ring af anden tid end den traditio¬nelle produktionstid. Fx tid til kalkulationer og kunde¬møder/betjening. Indledningsvis debiteres kunden ikke for disse timer, men de indgår i de efterfølgende kundeanalyser og kan derved få indflydelse på styringen af salget.

XXXXXXXXXX

Små og store ordrer En del tidsforbrug er uafhængigt af ordrens størrelse. Det kan være såvel konsulenttid, som tid til kalkulation, planlægning, ordreoprettelse, blanketudgifter, efterkalkulation som prisfastsættelse og fakturering.

Det betyder, at kalkulationssystemet har en tendens til at favorisere små ordrer mod til gengæld at pålægge store ordre for mange omkostninger. Det betød mindre, dengang konkurrencen om de store ordrer ikke var så mærkbar. Dengang blev skævheden udlignet med et mindre overskud som følge - men dog et overskud.

Løsningen er, at indlede hver kalkulation med et grundtillæg, som evt. i kombination med forslaget om at registrere salgs- og administrativ tid, kan skabe et realistisk grundlag for vurdering af ordrer og kunders betydning for virksomhedens indtjening.

XXXXXXXXXX

Nogle hovedpunkter Ud fra dette kapitel er der et række punkter, som vi særligt vil fremhæve:

- Korrekte kalkuler er af så afgørende for virksomhedens konkurren¬ceevne, at beregneren må betragtes som en nøgleperson, der oplever at topledelsen prioriterer dette arbejde højt.

- At forkalkulationen har så stor indflydelse på indtjeningen ved at danne grundlag for prisfastsættelsen, at der er nødvendigt at være særdeles omhyggelig med alle detaljer.

- At nye kalkulationssatser præsenteres for alle relevante medarbejdere: ledelse, beregner, salg, så der ikke hersker tvivl om deres anvendelse.

- At der i kapitlet: "Brug bogen som inspiration" er nævnt 4 spørgsmål som det er vigtigt at tage stilling til.

- At der i kapitlet: "Brug bogen som inspiration" er nævnt 4 spørgsmål som det er vigtigt at tage stilling til.